ビジネスメールのミスを避ける対処法
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- 日時： 2015/05/29 10:05
- 名前： ビジネスメールのミスを避ける対処法
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＜ビジネスでNGメールのミスを避ける対処法＞
ケース1； 感情的になって書いたメール
メールは伝達のための一手段です。
特にビジネスメールでは、報告、連絡、確認のために活用することで、業務がよりスピーディーに効率化できます。
しかし、メールの内容によっては、後々トラブルの元になるケースもあります。
例えば、感情的になって書いたメール。
本人の気分を害する要因がなにかしらあったにせよ、怒りの感情を、そのままメールに反映させてしまうのはいただけません。
自分で感情をコントロールできないまま“書き殴った”内容は、後で読み返すと“なぜ、自分はここまでカッカしていたのだろう”と、本人でさえ、その理由やその時の感情を思い出せなくなっていることも。
自分を見失った状態で送ったメールは、当人にとってははけ口になったとしても、それを受け取る方は傷ついたり、嫌な思いをすることになり、迷惑このうえありません。
イライラしたり、ムカッとする感情は誰にもあるし、仕事のやり取りでそうした感情に陥ることもあります。
そんな負の感情を自覚した時ほど、パソコンの前を離れ、ひと呼吸おいてから冷静に対処することが、仕事をしていくうえでの“知恵”ではないでしょうか。
わたし自身のこういうときの対処法の一つは、テキストファイル（メモ帳）に相手に対する反論や意見など思いのたけを全部、一度書き出してみます。
その後、一度席を離れ、他のことに集中してから、もう一度、今度は相手の視点で読み返し、不適切な部分を削除し、文を整えてから、メールに清書をして送信することにしています。
一見、手間がかかるように感じるかも知れませんが、怒りや嫌な気持ちをいったん書き出すことでクールダウンして、自分の気持ちを客観視できるので、冷静に対応できるようになります。
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ケース2； 私的なメール
必要以上に相手の私生活に踏み込んだ内容のメールは、慎みましょう。
例えば「今、付き合っている人がいないなら、紹介しましょう」「もっと運動したら。いいジム知っているので紹介しますよ」といった、おせっかいなあっせんや紹介。
懇意な相手だからといって、頼まれてもいないのに自分の判断で世話を焼くのは、行き過ぎ。人によってそれぞれ事情があり、他人が首を突っ込むことではありません。
特定の相手への度重なる個人的な食事の誘いも要注意。
誘う方は気軽な気持ちでも、誘われる方がそれを不快に思っているのであれば、セクハラ行為とみなされても言い逃れできない場合も。
プロジェクトやイベント後、メンバー同士で集う打ち上げや慰労会への案内と、1対1の食事の誘いでは主旨が大きく異なることを理解しておきましょう。
男性でも女性でも自分の置かれている立場を認識し、責任を持っている人ほど、後で噂になったり、誤解を招くような行為や対応はしないもの、と感じます。
特に仕事を通じて関与する相手には、なぁなぁの公私混同を避け、「公」と「私」の線引きがきちんとできていて、必要以上に深入りをしないように思います。
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ケース３； 批判メール
人、仕事、会社のことを批判するメールも、「してはいけない」メールの一つです。
批判の内容が正論であっても、それをメールで当事者以外の相手に伝えたところで、何の解決にもなりません。
むしろ、部外者に送った批判メールが巡り巡って、自分が批判した当の本人に転送されていたという事態も発生し得ます。
人の悪口や仕事の愚痴の類も同様ですが、本人の目に触れないようにしたつもりでも、メールに書いて誰かに送った時点で内容は必ずどこかに残ります。
自分のメールソフトから消し去っても、です。
自分が書いた批判的な内容のメールを読んで、支障をきたす相手や関係を思い浮かべてみましょう。
その後に発生するトラブルやわだかまりのことを考えたら、不用意に「人」「仕事」「会社」のことを批判したメールは書かない、送らないことです。
単なる不平、不満ではなく、会社や相手に対して正当な指摘であったり、筋の通った批判であったりするのなら、時機を見て直接、口頭で伝える方がよいでしょう。
もっとも、それができないからメールでの批判になるのでしょうが、それを書き、送った本人が、後々、立場を悪くすることになると肝に銘じておくことです。
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ケース4； 重箱の隅メール
相手の粗とか、ささいな失敗やミスなど、重箱の隅をつつくように細かく注意したり、指摘したりするのも、メールで「してはいけない」ことの一つです。
本来検討すべきテーマや本質からはずれ、目先の細かいことをほじくり返すような対応は、すればするほど相手のやる気を減退させ、生産性を低めてしまいます。
こうした細かい指摘や注意は、「相手を信用していない→任せられない→口を出す」というサイクルから生じます。
これは裏を返せば、「自分に自信がない→悟られたくない→守りに入る」ということでもあります。
ちょっとした間違いや相手の落ち度を見つけ出しては、指摘・注意することで自分の立場を守り、少しでも優位に立とうとする気持ちの表れとも言えます。
細かいことに口出しするばかりで、「木を見て森を見ず」といった対応は、指摘される方にも分かるので「この人、偉そうな割には分かってないな」と、心が離れていくことに。
口で言えば受け入れられる（聞き流せる）ことも、文字で残るために、カチンときたリ、拒否反応を招く度合いが高まります
メールで揚げ足を取るような対応は慎みましょう。
それよりも本質、本題からぶれない対応を心がけたいものです。
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ケース5； ネガティブメール
「だめ」「いや」「〜ない」といった、打消し表現の多用や相手を否定する内容など、ネガティブなメールにならないように気を付けましょう
例えば、「前例がないからだめです」「やったことがないので無理です」といった尻込みメール。
「いやなんでパスします」「こういう配色は好きじゃないので」といった、好き嫌いの感情に走った客観性のないメール。
「どうせ、納期に間に合いません」「多分また売れないと思います」といった諦めメール。
「だから、あのとき言ったのに」「以前もこんなことがありましたよね」といった、過去の蒸し返しメール。
「私だったら、こうしたのに」「先に言ってくれればやったのに」といった、今さら遅い「たら・れば」メール。
などが挙げられます。
そのときは面と向かって注意や指摘をせず、後になって「やはり頼むべきではなかった」と否定したり、きちんとした指示や説明をせず、後から「こんなことになるとは思わなかった」と文句を言ったりする、後出しジャンケンのような対応もいただけません。
いずれも、根底にあるのはネガティブな感情や意識。
行動を起こす前から否定したり、自分は何もせず安易に人を批判したり、起きたことをあれこれあげつらったりしたところで、何の変化も起こりません。
「いやだ」「できない」「無理」と、あらかじめ制限をかけてやり過ごすのではなく、「こうしたらできる」「できるようにするにはどうするか」を考え、行動に移すことが大切。
そうした前向きな意識があれば、メールの表現やメールの内容も“人を動かす”ものに変わっていきます。
より良い結果を引き寄せ、良好な人間関係を築くためにも、否定より肯定、ネガティブよりポジティブなメールでのやりとりを心がけましょう。
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